Velger ofte feil kanaler
Behovet for strukturert og målrettet intern kommunikasjon er blitt enda mer påtrengende fordi tempoet i endringene også har økt, sier Bente Erlien. - Noen av problemene som oppstår med de elektroniske kanalene, skyldes manglende bevissthet om hva som er kanalens egenskaper, styrker og svakheter, påpeker hun.

Bente Erliens bok Intern kommunikasjon foreligger nå i 3. revidert utgave og framstår i stor grad som en ny bok i forhold til tidligere utgaver. Over halvparten av stoffet er nyskrevet. Det er lagt vekt på strategisk forankring, kulturbygging, menneskelige relasjoner og følelser, og på samspillet mellom den formelle og uformelle kommunikasjonen.

- Intranett var i sin spede begynnelse da jeg skrev første utgaven av boken, sier Bente Erlien. Jeg spådde at intranett skulle bli fremtidens kanal, men jeg tror ikke noen var forberedt på den informasjonsflommen vi har fått med elektroniske kanaler som intranett og e-post.

Mer informasjon - men lite målrettet
- Problemet er ikke at folk får for lite informasjon, men at de drukner i meldinger samtidig som de savner relevant informasjon når de trenger den. Behovet for strukturert og målrettet intern kommunikasjon er enda mer påtrengende enn for seks år siden, ettersom tempoet i endringene også har økt, sier hun.

- Noen av problemene som oppstår med de elektroniske kanalene, skyldes manglende bevissthet om hva som er kanalens egenskaper, styrker og svakheter. For eksempel pøses store mengder informasjon ut via e-post som heller burde vært framført ansikt-til-ansikt, og man legger informasjon ut på intranettet og tror at informasjonsjobben dermed er fullført – for så å oppdage at informasjonen ikke har nådd fram til de som trengte den.

Bente Erlien er opptatt av at økt bevissthet om kanalenes egenskaper og valg av kanal i forhold til ønsket effekt, kan bidra til at den interne kommunikasjonen i en virksomhet kan bli mer effektiv og vellykket.

- Da jeg skrev boken om Intern kommunikasjon i 1996 fantes det ikke noe litteratur på norsk om intern kommunikasjon ut fra forholdene i det norske arbeidslivet. Jeg synes det er bra at det etter hvert kommer mer faglitteratur innen kommunikasjonsfaget skrevet av norske forfattere – både ut fra teoretisk og praktisk innfallsvinkel. Mitt utgangspunkt er praktisk anvendelse av kommunikasjonsfaget, og jeg har tatt med mange eksempler fra virkeligheten. Men jeg har også villet koble dette opp mot en del basismodeller og –teorier innen faget.

Bak ordene
Bente Erlien skrev også boka "Bak ordene" i 2001.

– Utgangspunktet var kolleger som kom til meg og sa at "nå har jeg laget planen akkurat slik det står i læreboka Intern kommunikasjon, men den virker ikke i min organisasjon! Derfor skrev jeg Bak ordene om en fersk informasjonssjef i en oppdiktet bedrift som møter alle de vanligste hindringene knyttet til roller og relasjoner: Manglende forankring av planen, uklare rolleforventninger, samarbeidsproblemer og dårlig personlig kommunikasjon, og så videre..

Bente Erlien arbeider selv som kommunikasjonsrådgiver i konsernstaben i Telenor og stortrives med åpne arbeidsplassløsninger på Fornebu.

Uformell kommunikasjon i system
- Her har vi satt uformell intern kommunikasjon i system, og vi ser tydelig på medarbeiderundersøkelser at det gir økt kunnskapsdeling og at medarbeiderne føler seg bedre informert.

Det fritar likevel ikke kommunikasjonsmedarbeiderne og lederne fra deres ansvar for å sørge for systematisk og strukturert intern kommunikasjon.

- Vi har fortsatt tro på avdelingsmøter og direkte dialog mellom ledere og medarbeidere. Ikke minst ved endringer og omstillinger som det har vært mye av de senere årene.