Ja, send meg beskjed når nye artikler legges ut
Navn
E-post

 
  A R T I K L E R


Nyttig veiledning
Omstillingens vinder blåser over offentlige virksomheter. Mange informasjonsfolk kjenner gufset i sin egen organisasjon. Informasjon er en nøkkelfunksjon i arbeidet med å realisere en vellykket omstilling. Har informatøren noen plass i dette bildet som preges av personalpolitikkens aktører, arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner? "Den særegne situasjonen som omstilling representerer for den enkelte ansatte, gjør kommunikasjonsprosessene spesielt utfordrende." Veiledningen om personalpolitikk ved omstillingsprosesser gir en rekke tips om ansvar, oppgaver og viktige roller for informatører.

Personalpolitisk må ansvaret for informasjonsopplegg ved omstillingstiltak i staten avklares mellom arbeidsgiver og de ansattes representanter. Planleggingen av omstillingsrettet informasjon bør skje som samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte. Men informasjon i organisasjoner skjer flere steder enn i gruppemøter, i møtereferater og protokoller, og ved ansikt-til- ansikt informasjon med medarbeidere som direkte eksponeres for forandringer. Dialogen i etablerte informasjonstorg som intranett, bedriftsblader, kontormøter, kantinepraten etc bør også holde et så høyt innsiktsnivå som mulig i slike perioder. Informatøren har innflytelse på dagsorden og fokus i denne informasjonsflyten gjennom de tema, kommentarer, vinkler og verdier som formidles i de informasjonskanalene som er informasjonsfunksjonens ansvar. Hvilken kurs skal man velge? Hvor proaktiv skal man være? Passivitet er ikke svaret.

Veileder i ukjent terreng
Som redigerer av informasjon må man gjøre valg. Samtidig som god informasjon representerer både dynamikk og dybde, oppleves omstillingssituasjonen for mange informatører som terreng man ikke er fortrolig med. Fjellvettreglene tilsier at man spør kjentfolk. Arbeids- og Administrasjonsdepartementet har i år gitt ut en publikasjon om personalpolitikk ved omstillingsprosesser, med veiledning og retningslinjer. Den gir oversikt over terrenget og orienteringsmuligheter for informatøren slik at man utilsiktet ikke havner i de verste kulingkastene, men at man kan holde seg i bevegelse og kan tilrettelegge informasjon som kommer på rett tid og oppfattes som relevant, nyttig og lunende.

Veiledningen gir oversikt over sentrale faktorer i personalpolitikken med mål, drivkrefter og hensyn i omstillingsprosesser. Et kapitel berører spesielt moderniseringsarbeidet. Her er det særlig punktet om ledelsesutfordringer som kommer inn på informasjonsutfordringer i moderniseringsprosjektet - både i forhold til ansatte, mellomlederens rolle, forholdet til organisasjonene, arbeidsmiljøet og behovet for nettverksbygging. Et annet kapittel om større omstillingsprosesser identifiserer viktige tema for informasjon, planleggingsprosedyrer, elementer til informasjonsstrategier, og sentrale forhold rundt kommunikasjonsprosessen. Heftet har også en fyldig og lettlest oversikt over ansattes rettigheter, formelle krav i prosessen og krav til medbestemmelse.

Ømtålig situasjon
Veiledningen gjør oppmerksom på at omstilling er en ømtålig kommunikasjonssituasjon. I en omstillingsprosess er gode rutiner for informasjon og kommunikasjon særdeles viktig. En god dialog kan være nøkkelen til et godt resultat. Lederen har et spesielt ansvar for dette. Den som på forhånd har sørget for et godt, tillitspreget internt kommunikasjonsklima, profiterer på det når omstillingsprosessen settes i gang.

Veiledningen peker på flere kvalitetskrav og utfordringer i forbindelse med omstillingsinformasjon. Blant annet melder en situasjonsbestemt skepsis seg vanligvis hos medarbeiderne. I omstillingsprosessen går de ansatte ofte gjennom flere reaksjonsfaser. Forandringer gir følelse av usikkerhet og liten kontroll på egen fremtid. Informasjon som mottas, filtreres gjennom slike følelser. Derfor er det viktig å etablere rammer for kommunikasjon som oppfattes som trygge og troverdige.

Verdiskapende informasjon
Når informatøren har gjort seg kjent med roller, formelle krav, strategier og visjoner i omstillingsprosessen, vil han eller hun lettere kunne bevege seg og tilrettelegge informasjon som bidrar til å realisere målene. Motivasjon og involvering hos medarbeiderne er ettertraktet hos organisasjoner i omstilling.

Informasjonen har en nøkkelfunksjon i å synliggjøre muligheter og utfordringer, verdier og konsekvenser ved omstilling. Den definerer den, fargelegger følelser, er med på å balansere stemninger i organisasjonen, bidrar til oppmerksomhet, setter dagsordenen og kan forebygge informasjonsvakuum. Dette er kjerneoppgaver i forbindelse med å etablere involvering og medvirkning. Kombinert med informasjonsrollens selvstendige muligheter til å oppsøke tema, kilder og presentasjonsteknikker, kan informasjonsfunksjonen være en nøkkelrolle i omstillingsprosesser. Et annet trekk ved informasjonsfunksjonen er å bidra til informasjonsberedskap dersom omstillingen.

AAD: Veiledning og retningslinjer: Personalpolitikk ved omstillingsprosesser. Publikasjonsnummer: P-0860. Publikasjonen finnes på www.dep.no/aad under valget "Omstilling i staten"

Ulf Winther